Virtuella möten är ett bra sätt att hålla kontakten med människor. Men ibland räcker det inte med en videochatt. Vad händer när du behöver dela något med gruppen?
Microsoft Teams gör det enkelt att visa gruppen exakt vad du pratar om med funktionen Share Screen. Du kan använda den, oavsett om du är på en stationär eller mobil enhet.
Nu har du friheten att genomföra möten utan att hoppa över ett visuellt beat.
Skrivbordsdelning
Att dela från ditt skrivbord är lika enkelt som att trycka på en enda knapp från dina möteskontroller:
- Leta efter Dela-ikonen (ser ut som en uppåtriktad pil omgiven av en ruta).
- Därifrån kan du välja ett fönster, en PowerPoint-fil, en whiteboard eller hela skrivbordet att dela.
- Glöm inte att du måste klicka på knappen Sluta dela när du är klar, annars förblir ditt fönster öppet för hela gruppen.
Tänk på att webbversionen av Teams också fungerar lite annorlunda. Om du inte använder Desktop-appen behöver du den senaste versionen av Microsoft Edge eller Google Chrome för att dela mer än din skärm.
Mac-användare kan se en uppmaning att ändra sekretessinställningar innan de delar skärmen. Linux-användare har dock tur. Fönsterdelning är inte tillgängligt på plattformen.
Dela PowerPoint-bilder
Om du vill dela en PowerPoint-presentation börjar den på samma sätt.
- Leta reda på dina möteskontroller och klicka på ikonen Dela.
- Välj PowerPoint som den typ du vill dela.
- Därefter kan du välja din fil från PowerPoint-sektionen. Den här listan kommer från de senaste filerna på ditt skrivbord. Så om du har öppnat eller redigerat filer på din OneDrive eller på ditt teams SharePoint-webbplats, listas de här.
Genom att välja en fil från denna förifyllda lista kan alla mötesdeltagare se bilderna. De kan också komma åt filer när mötet avslutas.
Men om du väljer en fil från Bläddra-funktionen är processen något annorlunda. Ditt team kan fortfarande se bilderna, men först bör du ladda upp filen till Teams för mötet. För kanalmöten går den här filen till fliken Filer i kanalen. Alla teammedlemmar på kanalen har tillgång till filen på detta sätt. Däremot sparas filer för privata möten på din OneDrive. Endast deltagare i det privata mötet har tillgång till PowerPoint-filen.
Ger kontroll över delade skärmar
Ibland behöver du arbeta tillsammans med andra teammedlemmar under ett möte. Om du vill att någon annan ska hjälpa dig med dina skärmpresentationer måste du ge dem kontroll. Oroa dig dock inte, eftersom ni båda har kontroll över filen under mötet.
- Håll muspekaren överst på skärmen för att ta fram delningsverktygsfältet. Klicka på knappen Ge kontroll och scrolla ner till den person du vill ge kontroll till.
- Klicka på personens namn för att slutföra åtgärden.
När du gör det meddelar Microsoft Teams den personen att du delar kontrollen med dem. De kan sedan göra ändringar, val och på annat sätt ändra den delade skärmen.
Att ta tillbaka kontrollen är lika enkelt som att klicka på knappen Ta tillbaka kontroll i verktygsfältet.
Ta kontroll över delade skärmar
Tror du att det skulle vara till hjälp att hjälpa personen med filen? Du kan skicka en begäran om att ta kontroll när en annan person delar en skärm.
- Klicka bara på Begär kontroll och vänta på deras svar (om de inte har aktiverat den här möjligheten kommer den att vara nedtonad som på bilden nedan.)
- Personen som delar en skärm har friheten att godkänna eller avslå begäran. Om de accepterar det kan du göra en mängd olika saker medan du har kontroll som redigeringar, val och modifieringar.
- När du är redo att sluta dela kontroll, gå tillbaka till verktygsfältet och klicka på Släpp kontroll.
Använda systemljud under delning
Ibland behöver du dela ljud under fjärrpresentationer. Teams gör det enkelt att strömma din dators ljud till mötesdeltagare för att dela ljudklipp eller spela upp en video.
- Välj Dela-ikonen från dina möteskontroller för att börja dela ditt systemljud.
- Klicka på knappen Inkludera systemljud för att börja.
Kom ihåg att alla ljud från ditt system kommer att gå via Teams. Och det inkluderar aviseringar som du kanske vill hålla privata. Så det kan vara en bra idé att stänga av dessa aviseringar – åtminstone tillfälligt!
Tänk på att delning av systemljud inte fungerar när du delar en whiteboard eller en PowerPoint-fil. På grund av appens begränsningar fungerar delning av ljud bara på Windows-enheter.
Mobil delning
Ibland behöver du dela skärmar när du träffas när du är på språng. Teams låter dig dela vad du tittar på genom mobilappen också!
- För att börja dela innehåll klickar du på de tre prickarna för Fler alternativ på mötesskärmen.
- Välj ikonen Dela
- Välj vad du vill dela. Dina alternativ inkluderar en video, foto och hela skärmen.
- Gå ner till botten av skärmen och tryck på Start när du är redo att dela.
- När du är klar trycker du på Stopp-knappen.
Dela mer innehåll i dina teammöten
Nuförtiden behöver inte avståndet stå i vägen för bra innehåll. Dela din när du behöver med en knapptryckning i Microsoft Teams. Eller ge någon annan i mötet kontroll medan du fortsätter presentationen. Samarbete har aldrig varit lättare!
Använder du funktionen Skärmdelning för dina Teams-möten? Hur fungerar det? Berätta för oss om din upplevelse i kommentarsfältet nedan.