Kontorskulturen förändras kontinuerligt, med fler anställda som väljer att arbeta på distans. Det behöver dock inte påverka produktiviteten. Att arbeta sömlöst och samtidigt arbeta på distans var nästan omöjligt på en gång, men framsteg inom tekniken innebär nu att du kan samarbeta med kollegor även i de mest avlägsna områdena. Microsoft Teams förenklar verkligen förenklar processen.
Säg "hejdå" till ändlösa e-postkonversationer och hålla reda på bilagor. Du kan ladda upp och dela filer på samma plats som du håller möten. Ta reda på hur du effektiviserar dina fjärrkontorsprocedurer och delar online med Teams.
Dela på ett skrivbord
En av fördelarna med att ladda upp filer till Teams är att du får en länk för att dela en fil med andra. Det betyder att du inte behöver ladda upp samma fil på flera ställen för att ge alla tillgång till den.
Du kan dela filer på ett par sätt från ett skrivbord.
Under grupp- eller en-mot-en-chatt
Först kan du dela filer medan du är i en chattsession. Gå till ikonen Välj fil som ser ut som ett gem. Den finns precis under rutan där du skriver meddelanden. När du väljer filen kommer Teams att ladda upp en kopia av originalet.
Du har också en mängd olika filåtkomstalternativ att dela. Du kan välja att ladda upp direkt från din dator eller så kan du använda ett företagskonto för OneDrive. Alla molnlagringar från tredje part är också tillgängliga om du eller din administratör har lagt till den i Teams-appen.
Om du är emot att använda gem-ikonen kan du också ladda upp en fil genom att klicka på chattens Filer-flik. Rulla ned och välj Dela för att ladda upp en fil.
Dela med ditt team i en kanal
Du behöver inte vänta tills du chattar med en teammedlem för att ladda upp en video. Klicka på samma gem-ikon för Välj fil i kanalen.
Alternativt kan du också gå till fliken Filer i din kanal och klicka på Ladda upp. Båda alternativen leder dig till nästa fönster där du kan välja filer.
Dela en länk
Du kan dela en länk med dem i en grupp eller individuellt. Detta är exceptionellt enkelt och bra för att dela Google Dokument, webbplatser, videor och mer.
Allt du behöver göra är att trycka på formatikonen under chattrutan. Tryck sedan på de tre horisontella prickarna och klicka på "Länk". Klistra in länken och skicka filen till din kontakt.
Dela med iOS
Om du arbetar från en iOS-enhet är det relativt enkelt att dela en fil, och stegen liknar att använda en Windows-dator. Ett av de enklaste sätten att dela är att gå till ikonen Välj fil gem under meddelanderutan. Därifrån väljer du filen från din enhet eller använder molnlagring.
Om du vill dela en fil som redan finns på Teams, tryck på ellipsen för Fler alternativ och rulla ner till Filer.
Alternativt kan du också dela inom Teams genom att gå till en redan uppladdad fil och trycka på ellipsikonen Fler alternativ. Rulla ned och välj Dela och välj sedan personen eller gruppnamnet du vill dela med genom att använda sökfunktionen.
Naturligtvis kan du alltid kringgå dessa steg och helt enkelt använda funktionen Kopiera länk. Genom att använda länken kan du dela filer utanför Teams-appen. Du kan också ladda ner en kopia till din telefon via alternativet Skicka en kopia för att dela filen vid ett senare tillfälle.
Dela med Android
Att dela filer på en Android-enhet är relativt enkelt. Bifoga filer under en konversation genom att trycka på ikonen Välj fil under kompositionsrutan. Välj en fil att dela från din mobila enhet eller molntjänst. Du kan också ladda upp filer på webben eller skrivbordsappen för att se dem senare på din enhet.
Vad händer om du vill dela något som redan laddats upp till Teams? Gå till navigeringsfältet längst ner i appen och svep uppåt. När du ser menyalternativen bläddrar du till Filer och väljer det.
Därifrån letar du efter filen du vill ha i listan över nyligen öppnade filer eller molnlagringsfiler. Tryck på ellipsikonen för Fler alternativ och scrolla ner och tryck på Dela.
För att välja dina mottagare kan du gå till chattfliken och söka efter gruppnamn, person eller nyckelord. Du kan också välja mottagare från fliken Kanal och söka efter kanalnamn eller nyckelord.
Samarbete på ett enkelt sätt med delningsfunktionen
Dela och samarbeta om filer sömlöst med samma app som du använder för att hålla möten. Du har en mängd olika uppladdningsalternativ och kan till och med samredigera filer samtidigt. Kommentera videofiler eller redigera MS Office-dokument i samklang med andra teammedlemmar. Dina ändringar kommer sömlöst att slås samman när du arbetar med filen.
Hur ofta använder du Teams Share-funktionen? Vilket är ditt favoritsätt att dela? Varför? Berätta för oss om dina upplevelser i kommentarsfältet nedan.