Du kan göra många saker för att förbättra ditt teams effektivitet, och att använda ett samarbetsnav som Microsoft Teams är en av dem. Det är ett utmärkt kommunikationsverktyg som du kan använda för att chatta, dela filer och ha ljud- och videomöten med ditt team.
Om du precis har börjat med Teams kanske du inte är säker på hur du ska schemalägga ett möte. Det finns flera sätt du kan göra detta, och dina alternativ beror på vilken Microsoft Teams-version du använder. I den här artikeln ger vi dig alla detaljer du behöver veta.
Schemalägga ett möte i Microsoft Teams
Ditt Microsoft Teams-konto är kopplat till alla Microsoft 365 Group-produkter som SharePoint, Outlook, Yammer, etc. Och kalendern du använder i Teams är direkt ansluten till Microsoft Exchange-kalendern.
Outlook använder också Exchange-kalendern. Det betyder att när du schemalägger ett möte via Outlook kommer det automatiskt att visas i Teams och tvärtom. Så här kan du schemalägga ett möte i Microsoft Teams:
- I Teams chatt klickar du på Schemalägg ett möte ikonen (under rutan för det nya meddelandet.)
- Välj sedan Kalender, som finns på den vänstra sidopanelen, och klicka sedan på Nytt möte.
- Ett popup-fönster visas. Du kan välja tid och datum för mötet.
- När du är klar med schemaläggning, klicka Spara. Efter det stängs popup-fönstret och du kan skicka mötesinbjudningarna med Outlook.
Schemaläggningsassistent
I popup-fönstret kan du även använda funktionen för Schemaläggningsassistent. Den här funktionen hjälper dig att hitta rätt tid för alla medlemmar i ditt team, inklusive dig.
När du väljer det här alternativet kommer du att kunna se när mötesdeltagare är lediga och när de är upptagna. Mörkblått representerar tidsluckor när de inte är tillgängliga. De ljusblå tiderna är de tillgängliga tiderna och de gråa tiderna är deltagarens arbetsfria timmar.
Bjud in personer utanför ditt team
En av de fantastiska sakerna med Microsoft Teams är att du kan bjuda in personer utanför din organisation att gå med i mötet.
De behöver inte ens ha en Microsoft Teams-licens. Allt du behöver är deras namn och e-postadress, och du kan skicka inbjudan. Här är vad du behöver göra:
- Öppna Lägg till obligatoriska deltagare alternativet i popup-formuläret Nytt möte.
- Klicka på Frivillig.
- Ange personens e-postadress.
- Klicka på Inbjudan, kommer snart en e-postinbjudan att landa i deras inkorg.
Du kan också schemalägga ett möte som kommer att äga rum i en specifik Teams-kanal. På Nytt möte form, välj Lägg till kanal. När du väl har ställt in det och skickat inbjudningarna kan du inte byta kanal.
Om du behöver göra en förändring måste du skapa nya inbjudningar. Dessutom, om ett möte ska äga rum på en kanal, kommer alla som är en del av det teamet att kunna gå med i mötet, även om de inte fick inbjudan.
Microsoft Teams gratisversion
Om du använder en gratisversion av Teams kanske du undrar var schemaläggningsalternativet i din app finns. Tja, tyvärr, i gratisversionen av Microsoft Teams kan du inte schemalägga ett möte.
Men det betyder inte att du inte kan ha ett möte alls. Appen har Träffas nu alternativ för när du måste samla laget snabbt.
Allt du behöver göra är att klicka på kameraikonen bredvid Träffas nu och välj sedan alla namn på personer som kommer att delta i mötet. Den här funktionen är tillgänglig för prenumerationsbaserade Teams-konton också.
Mer om Microsoft Team Meetings
Du kan ha upp till 250 personer i ett enda Teams-möte. Du kan dock inte se alla deltagare samtidigt. Innan de senaste uppdateringarna kunde du bara se upp till fyra aktiva deltagare på ett samtal. Nu kan du ha nio deltagare på skärmen samtidigt. Men den nya uppdateringen förde med sig några andra spännande innovationer.
Microsoft Teams mötesdeltagare har nu bättre ljudkvalitet och anpassade bakgrunder för mötena. Du kan också fästa en video om det finns ett behov av att fokusera mer uppmärksamhet på en viss mötesdeltagare. Andra mötesrelaterade funktioner inkluderar en virtuell lobby, skärmdelning och interaktiv felsökning.
Ta ditt lag närmare
Det finns många sätt du kan göra din arbetsplats mer effektiv med hjälp av Microsoft Teams. Det är mestadels en chattbaserad och fildelningsapp. Men det är också ett fantastiskt verktyg när du behöver ha en videokonferens med ditt team.
Att schemalägga ett möte med en schemaläggningsassistent gör logistiken att hitta rätt tid mycket bekvämare. Och om någon inte är en del av din organisation eller ditt team kan de fortfarande gå med. Skicka bara en inbjudan till dem via e-post.
Har du någonsin deltagit i ett Microsoft Teams-möte? Eller planerad en? Låt oss veta i kommentarsfältet nedan.