Att hantera dokument är en av de viktigaste sakerna i SharePoint. I affärer är dokument ofta saker som utvecklas. De kan börja på OneDrive för företag och hamna på organisationens teamwebbplats. Dokument byter ofta plats så det är viktigt att känna till detaljerna i att flytta dokument i SharePoint.
Flera sätt att göra det
Alla som har arbetat i SharePoint vet att det finns många sätt att få en viss uppgift gjord. Att flytta dokument är inget undantag. Om du slutar använda File Explorer eller Migration Tool beror på ett antal faktorer, som antalet flyttade dokument, vikten av att behålla versionshistorik, metadata och mer.
1. Filutforskaren
För att flytta ett dokument med File Explorer, öppna både mål- och källdokumentbiblioteket (spelar ingen roll om det är samma plats). Välj Utforskaren i rullgardinsmenyn. Detta öppnar en utforskarvy för vart och ett av biblioteken. Använd dra-och-släpp för att flytta objekt mellan de två utforskarvyerna.
Du kan flytta både mappar och filer och behålla innehållstyper om både käll- och målplatsen har definierade innehållstyper. Den här metoden behåller även anpassad metadata om både käll- och målplatserna definieras med samma metadata.
Processen är dock manuell och det är mer en kopia än en flytt, vilket innebär att du måste ta bort källobjekten efter flyttning. Den behåller inte versionshistorik eller de egenskaper som skapats, skapats av, modifierats och modifierats av egenskaper.
2. Flytta till/Kopiera till
Även om det är användbart och enkelt Flytta till och Kopia till kommandon är endast tillgängliga på SharePoint Online. Med det här alternativet kan du flytta dokument från OneDrive för företag eller SharePoint till en destination i SharePoint eller OneDrive. Välj filen och klicka på något av de två kommandona. De Flytta till alternativet flyttar ditt dokument med metadata och versionshistorikskydd till en annan mapp inom samma bibliotek, till ett annat bibliotek eller till en annan webbplats.
Denna metod är perfekt för slutanvändare, eftersom den är enkel och okomplicerad. Det låter dig kopiera och flytta både filer och mappar. Det bästa är att det behåller innehållstyper, anpassad metadataversionshistorik, och de skapade, skapade av, modifierade och modifierade av egenskaper. De Kopiera att kommandot behåller dock bara den senaste versionen – den största nackdelen är uppenbarligen det faktum att denna metod är exklusiv för SharePoint Online.
3. Hantera innehåll och struktur
Om du aktiverar SharePoint Servers publiceringsinfrastrukturfunktion kommer du att kunna se en Hantera innehåll och struktur-länk när du navigerar till Webbplatsadministration. Med den här funktionen kan du flytta/kopiera dokument. Detta är ett av de bästa hackarna som hjälper dig att flytta flera dokument samtidigt samtidigt som du behåller versionshistorik, skapad, skapad av, modifierad och modifierad av egenskaper. Innehållstyp och metadata behålls också med denna metod.
Du måste dock aktivera publiceringsfunktionen. Även då kommer du inte att kunna flytta flera mappar. Den kanske största nackdelen med den här metoden är att du måste vara webbplatsägare för att använda den. Åh, och det fungerar bara inom en enda webbplats.
4. Innehållsorganisatör
Aktivera helt enkelt funktionen Content Organizer och välj sedan de routingregler som du vill använda och lägg dokumentet som du vill flytta till avlämningsbiblioteket. Denna metod låter dig också flytta dokument till vilken annan webbplats som helst. Det tar ett tag att konfigurera, men du behöver bara göra det en gång. Den behåller också innehållstyper och anpassade metadata.
Även om det inte behåller versionshistorik och kräver en administratör, har det en användbar funktion som låter dig dirigera ditt dokument till en mapp.
5. SharePoint-migreringsverktyg
Microsoft vet att flytta dokument i SharePoint kan vara lite knepigt. Det är därför företaget kom med det kostnadsfria SharePoint-migreringsverktyget. Det här verktyget hanterar allt från små till storskaliga migreringar som kan inkludera filer, mappar och till och med listor från din SharePoint-webbplats. Objekten flyttas till OneDrive eller SharePoint.
Den mest uppenbara fördelen med denna metod är verktygets förmåga att hantera stora migrationer. Det är också mycket anpassningsbart och behåller versionshistorik. Den är dock inte kompatibel med SharePoint-versioner före 2013. Däremot är vissa migreringsprodukter från tredje part betydligt mer anpassningsbara.
6. Tredjepartsprodukter
De flesta kvalitetsprodukter för dokumentmigrering från tredje part är inte gratis, men de tenderar att prestera fantastiskt, särskilt för storskaliga migreringar. De tenderar att vara skalbara och mycket anpassningsbara. De flesta av dessa produkter kan behålla allt, inklusive innehållstyper, metadata, alla egenskaper och versionshistorik.
Å andra sidan kostar denna metod pengar. När du tänker på det faktum att du betalar för ett verktyg som hjälper dig att flytta dokument, börjar du undra varför SharePoint inte redan har ett användarvänligt alternativ. En annan nackdel här är att tredjepartsprodukter kräver en administratör för att konfigurera och köra dem.
7. Anpassad lösning
Slutligen kan du koda din egen anpassade lösning via en mängd olika tekniker som REST API. Slutanvändaren behöver inte dirigera någonting, du kan anpassa hur mycket du vill och du kan se till att allt finns kvar i dokumenten. Å andra sidan måste du kunna koda och lägga lite tid på att skriva och underhålla koden, vilket kan vara särskilt knepigt kring tidpunkten för produktuppdateringar.
Välj din metod
Det finns ännu fler metoder för att flytta dokument i SharePoint, men dessa bör täcka de flesta av dina behov. Fundera på vad du behöver först, och snart vet du exakt vilken metod du ska använda för varje.
Vilken av dessa metoder föredrar du? Har du använt mer än en? Diskutera.