Bild 1 av 6
Miljontals människor använder Microsoft Outlook för att hantera sin e-post och kalender, både på jobbet och hemma. Det är ett bevis på dess användbarhet, men sanningen är att få människor verkligen vet hur man får ut det mesta av dess funktioner.
Att lära sig några enkla knep kan spara tid, hjälpa dig att arbeta mer effektivt och till och med synkronisera ditt hem och arbetsliv. Dessa tips är inriktade på Outlook 2013, 2016, 2019 och Microsoft 365, men många gäller även för äldre versioner av Outlook.
Tips #1: Eliminera upprepad maskinskrivning med snabbdelar
Om du regelbundet behöver skriva ett standardtextblock kan du spara det som ett "Snabb del" för enkel infogning i dina e-postmeddelanden.
- Markera texten i kompositörsfönstret.
- Klicka på "Föra in" fliken för att rulla ut menyfliksområdet.
- Välj "Snabba delar" och välj “Spara urvalet i Quick Parts-galleriet."
- Klick "OK" i popup-rutan för att spara den nya Quick Part-frasen.
I framtiden, när du börjar skriva samma textblock, kommer du att se det som ett förslag. Träffa "lämna tillbaka" för att infoga texten i sin helhet. Du kan också välja din fras med musen med hjälp av "Snabba delar" falla ner. Högerklicka på den för placeringsalternativ, eller redigera och hantera snabbdelar och andra "byggstenar".
Tips #2: Skriv ett meddelande för att leverera vid en framtida tidpunkt
Om du har några nyheter eller meddelanden som du inte vill dela omedelbart, låter Outlook dig skjuta upp leveransen till en viss tidpunkt.
- Skriv din e-post och lägg till din mottagare. Gör allt klart för att skicka som vanligt.
- Klicka på fliken "Alternativ". En utfällbar meny kommer att visas under den.
- Klicka på "Försenad leverans" eller välj den lilla pilikonen i "Skicka" rutan, beroende på din Outlook-version och OS.
- I popup-rutan väljer du datum och tid då mottagaren ska ta emot e-postmeddelandet och klickar sedan på "Stänga" eller "Skicka" beroende på din Outlook-version och OS.
- Klick "Skicka" när det är färdigt.
- Om du använder en Exchange-server kan du nu stänga Outlook. Om du använder POP eller IMAP måste du lämna applikationen öppen tills den angivna sändningstiden har passerat.
Du kan också uppdatera datum och tid eller ta bort meddelandet helt innan det skickas. Besök "Utkast" mapp och klicka "Avbryt skicka." Sedan kan du återskapa meddelandet och skicka det på ett nytt datum eller klockslag.
Tips #3: Skapa en mapp för vanliga sökningar
Du kan alltid söka i den aktuella mappen genom att skriva ord eller fraser i sökfältet, som finns ovanför meddelandelistan. Men för ofta sökta termer kan du förenkla jobbet med en "Sök" mapp.
Gå till "Mapp" fliken och högerklicka på "Sök mapp" att skapa en. Välj bland en mängd olika mallar (e-post från specifika personer, e-post markerad som viktig, etc.) eller ställ in dina egna kriterier med hjälp av "Skapa en anpassad sökmapp" alternativ.
Din nya sökmapp visas i mapprutan till vänster i Outlook-fönstret; klicka på den för att se meddelanden som uppfyller dina valda villkor. Högerklicka och välj "Byt namn på mapp" för att ge det ett lämpligt namn.
Tips #4: Automatisera återkommande uppgifter med snabba steg
Om du märker att du regelbundet utför en viss uppgift, som att vidarebefordra ett inkommande e-postmeddelande till en kollega eller bjuda in en grupp mottagare till ett möte, Snabba steg kan spara tid. Du hittar en uppsättning fördefinierade Snabba steg i mitten av Hem fliken, men funktionens verkliga kraft ligger i att definiera din egen.
Klicka på rullgardinsmenyn och välj "Nytt snabbsteg" för att skapa en anpassad sekvens av åtgärder som kan kategorisera, flytta, flagga och radera meddelanden med ett enda musklick.
Klicka på utdragspilen, som finns i det nedre högra avsnittet i "Snabba steg" menyfliksgrupp, öppnar en dialogruta från vilken du kan duplicera och redigera genvägar så att du kan skapa en rad varianter av ett tema.
Tips #5: Sortera din post med regler och villkorlig formatering
De "Regler" rullgardinsmenyn i 'Flytta' avsnitt av 'Hem' fliken ger alternativ för att skapa och hantera regler för automatisk behandling av meddelanden när de anländer. Om du väljer ett meddelande innan du klickar, kommer det att erbjudas att skapa en regel som påverkar liknande meddelanden. Välj "Skapa regel" och du kommer att ges möjlighet att ställa in alla sorters kriterier att kontrollera efter, inklusive avsändare, mottagare, storlek, datum, etc. Du kommer också att välja vad som ska hända med e-postmeddelanden som matchar de angivna kriterierna.
En liknande funktion är Villkorlig formatering, som du hittar genom att klicka "Visa inställningar" följt av "Se" flik. Detta flyttar eller bearbetar inte meddelanden, men det visar e-postmeddelanden som matchar vissa kriterier i ett angivet teckensnitt och färg, så att du omedelbart kan se dem i din inkorg.
Tips #6: Rensa automatiskt bort onödiga meddelanden
Om du vill spara utrymme eller göra i ordning ett otympligt e-postspår, Städa verktyg i Outlook 2013 och senare kan hjälpa. Den analyserar en komplett e-postkonversation och tar bort alla meddelanden som har citerats i sin helhet i ett efterföljande meddelande - på så sätt kan du fortfarande se vad som har sagts genom att kontrollera efterföljande meddelanden.
Att använda Städaklickar du på dess rullgardinsmeny på "Hem" fliken och välj om du vill städa upp en enskild konversation eller en hel mapp. För att implementera ytterligare kontroll över dina inställningar, klicka på "Inställningar" knappen i popup-varningen för att välja vilken typ av meddelanden som ska tas bort och vad som ska lämnas ifred.
Tips #7: Delegera åtkomst till din e-post och kalender
Om en viss situation eller händelse kräver att du ger Outllok-kontoåtkomst till en annan person, kan du tillfälligt låta någon annan hantera din inkorg och möten. För att ställa in detta, öppna "Fil" fliken och klicka sedan på "Kontoinställningar" rullgardinsmenyn och välj "Delegat åtkomst." Klick "Lägg till" och ange namnet på personen (eller personerna) som du vill ge åtkomst.
Du kommer att se en uppsättning rullgardinsmenyer för behörigheter. Standardinställningarna tillåter din delegat att komma åt och uppdatera din kalender och uppgiftslista, medan e-post och kontakter förblir privata. Du kan anpassa behörigheterna efter dina behov.
Notera: En delegat måste använda samma version av Outlook som du, och de objekt du vill att de ska få åtkomst till måste lagras på en Exchange-server. Delegaten kommer inte att ha tillgång till din brevlåda som finns på din hårddisk.
Tips #8: Hantera läskvitton
Tack och lov är Outlook väluppfostrad nog att be om tillåtelse innan du skickar ett läskvitto; du kan anpassa dess beteende ytterligare genom att klicka på "Fil" flik, öppning "Alternativ," att välja "Post" visa och rulla ner till "Spårning" sektion. För att konfigurera frekvensen för skickade kvittoförfrågningar, välj "alltid" eller "aldrig," eller konfigurera dina egna inställningar för begäran om kvitto.
Ett användbart alternativ är möjligheten att begära ett leveranskvitto, som bekräftar att din e-post har nått mottagarens e-postserver, utan att insistera på ett meddelande när det faktiskt har öppnats.
Tips #9: Tidszoner
Om du reser i jobbet kommer du att känna till frustrationen av att möten och möten i Outlook dyker upp vid fel lokal tid. Tack och lov kan du styra tidszoner från dina inställningar. Under "Fil," leta efter "Alternativ" och välj "Kalender" att öppna din "Tidszon" inställningar. När du har ändrat din lokala tidszon kommer e-posttidsstämplar och kalenderposter att visas med lämplig offset.
Du kan också konfigurera en andra tidszon som ska visas så att du till exempel kan hålla reda på vilken tid det är hemma, eller se vad klockan är för dina kollegor utomlands för att säkerställa att du fångar dem under kontorstid och inte t kontakta dem vid en obekväm tid på dygnet. Klick "Byt tidszoner" för att enkelt byta från en plats till en annan.
Tips #10: Använd funktionen Sticky Notes
Outlook innehåller en inbyggd funktion för klisterlappar som hjälper dig att påminna dig om eller ta del av viktig information. Tryck "Ctrl + Shift + N" var som helst i Outlook-gränssnittet för att skapa en ny anteckning, som kan dras och placeras var som helst på skärmen. Som standard visas anteckningar i ljusgult, men du kan tilldela dem till kategorier, vilket gör att de byter till den associerade färgen.
För att hantera dina anteckningar, klicka på "Notera" ikonen längst ned på 'Se' panel. Därifrån kan du kopiera, organisera och skriva ut anteckningar. Du kan också söka, via fältet uppe till höger i fönstret, efter anteckningar som innehåller specifik text.
Tips #11: Krypterad e-post
Om du vill bevisa att dina meddelanden verkligen kommer från dig kan Outlook kryptografiskt signera dina e-postmeddelanden. Du kan till och med gå ett steg längre och kryptera texten och bilagorna så att endast mottagare som du har delat nyckeln med kan läsa dem. För att ställa in detta, öppna "Trust Center Settings" genom att klicka "Arkiv | Alternativ | Trust Center” och välja "E-postsäkerhet."
Att kryptera e-postmeddelanden och lägga till en digital signatur är lika enkelt som att kryssa i de relevanta rutorna, men du måste skapa och importera en digitalt ID om du inte redan har en. Klick "Få ett digitalt ID..." för att se länkar till en rad leverantörer, inklusive Comodo, som erbjuder gratis e-postcertifikat.