Om transaktionerna på ditt QuickBooks-konto har hopats kan du ha försökt ta bort dem. Bara för att upptäcka att det inte är så lätt som du först trodde.
För att göra saken mer komplicerad är det inte tillgängligt på QuickBooks Online att ta bort flera transaktioner i bulk. Men det finns ingen anledning att oroa sig. Den här artikeln syftar till att hjälpa dig att bli av med överskottsdata relativt enkelt.
Dessutom får du några extra tips om hur du hanterar transaktioner med QuickBooks.
Innan du börjar
För att radera några transaktioner på en gång, bör du använda verktyget Batch Delete/Void Transactions.
Detta verktyg/alternativ kommer med QuickBooks Desktop Accountant 2017. Och detsamma gäller Enterprise och Enterprise Accountant 17.0 eller senare.
Det är nödvändigt att vara inloggad som extern revisor eller administratör. Och flera valutor stöds inte när du tar bort flera transaktioner.
Dessutom finns det vissa transaktioner som du inte kan massradera alls.
- Lönecheckar
- Fakturor som innehåller återbetalning (artiklar, körsträcka eller tider)
- Transaktioner under en stängd period
- Löneansvarskontroller
- Onlinefakturabetalningar
- Fakturor med fakturerbar kostnad och tid
- Omsättningsskattebetalningar
Massradering av transaktioner – steg-för-steg-guide
Steg 1
Starta QuickBooks, navigera till fil och klicka på "Switch to Single-User Mode". Ibland finns det också ett "Byt till fleranvändarläge", klicka inte på det. Annars kommer du inte att kunna fortsätta med ytterligare åtgärder.
Steg 2
Därpå, navigera till revisor och klicka på "Batch radera/ogiltigförklara transaktioner". Välj de transaktioner du vill bli av med. Du kan göra detta från listan över tillgängliga transaktioner.
Steg 3
Klicka på "Review & Void" för att fortsätta med ytterligare åtgärder. Det här alternativet är också tillgängligt som "Granska och ta bort". Hur som helst, det gör samma sak.
Steg 4
Klicka nu på en av de två knapparna - "Säkerhetskopiera & ogiltig" eller "Säkerhetskopiera & ta bort". Den här åtgärden är valfri och du kan välja "Void only" eller "Delete only" från rullgardinsmenyn.
För att visa menyn klickar du på nedåtpilen bredvid ovan nämnda knappar. Det ur vägen behöver du bara bekräfta genom att klicka på Ja.
Proffstips:
Om du behöver föra ett register över de raderade eller ogiltigförklarade transaktionerna, ger QuickBooks dig möjlighet att skriva ut dem.
Välj "Visa raderad/ogiltig transaktionsrapport" och tryck på Ctrl/Cmd + P för att skriva ut den. Du kan också ta den långa rutten och välja Skriv ut från Arkiv-menyn.
Alternativ metod
Den här metoden gäller för massradering av bankflödestransaktioner. Så här bör du göra:
Steg 1
Välj Banking-menyn och välj ditt konto. Navigera sedan till alternativet "För granskning" och välj de transaktioner du vill ta bort.
Steg 2
Tryck på knappen "Batch actions" och välj "Exclude Selected". Nu kan du gå till sektionen Excluded och välja de givna transaktionerna en gång till.
Välj "Batch actions"-knappen igen och välj "Delete" från menyn.
Notera:
De som vill ta bort diagrammet med kontotransaktioner måste fortfarande radera dem en i taget. Men det har förekommit några rykten om att QuickBooks kommer att inkludera ett bulk-raderingsalternativ för detta i framtiden.
Ta bort transaktioner en i taget
Denna metod är något lättare. Återigen gäller det QuickBooks Desktop och du måste logga in med administrativa rättigheter.
Steg 1
Öppna QuickBooks, navigera till huvudmenyn och välj Listor. Klicka sedan på "Kontoplan" - den visas under rullgardinsmenyn.
Steg 2
Gå till kontot som innehåller transaktionerna du vill ta bort och tryck på Öppna. Bläddra igenom alla transaktioner och hitta den du vill ta bort. Observera att transaktionerna visas i den ordning du väljer, och du kan ändra det.
Steg 3
Väl framme vid transaktionen du vill avstå väljer du Redigera från huvudmenyn och klickar på Ta bort. Det finns en bekräftelse popup och du trycker på OK för att bekräfta.
Avancerade filtreringsalternativ
Om du kör alla dina transaktioner genom QuickBooks, kan filtreringsalternativ avsevärt påskynda borttagningen av överskott.
För det första låter QuickBooks dig tillämpa filter baserat på transaktionstyp. Och det bästa är att du sedan får annullera eller radera dem enligt filtret. Gå till alternativet Transaktionstyp, klicka på rullgardinsmenyn bredvid och klicka sedan på den specifika transaktionstypen.
Dessa inkluderar följande:
- Billkrediter
- Fakturabetalningscheckar
- Återbetalningscheckar
- Återbetalning av räkningar
- Finansieringskostnader
Bortsett från detta kan du filtrera transaktioner efter datum. Inom den tillgängliga transaktionen, gå till "Visa transaktioner av" och klicka på rullgardinsmenyn bredvid den.
Där kan du välja "Senast ändrad datum", "Ange datum" och "Transaktionsdatum". Plus, QuickBooks ger dig möjlighet att dölja eller visa ogiltiga eller länkade transaktioner.
För att dölja eller visa någon av dem klickar du bara på rutan framför motsvarande alternativ. Dessa finns bredvid rullgardinsmenyn Transaktionstyp.
Gör dina böcker rena
För närvarande är bulk-radering av QuickBooks-transaktioner förmodligen mer arbete än du hade räknat med. Främst på grund av säkerhet eller vissa bestämmelser som formar tjänsten.
Vad är din åsikt om detta? Varför tror du att QuickBooks gjorde det svårt att ta bort flera transaktioner? Dela dina tankar med resten av TJ-communityt i kommentarsfältet nedan.